Mutatószámok világa: Mi az a Mutatószám-rendszer?

Bevezetés

Hiszünk benne, hogy a mutatószám-rendszerek - az üzleti angolból vett kifejezéssel KPI rendszerek - a modern vállalatok számára elengedhetetlen eszközként szolgálnak a teljesítményük nyomon követésére és optimalizálására. Honlapunk blogjának első sorozata célul tűzi ki a mutatószám-rendszerek általános bemutatását, azok helyének meghatározását a céges működésben, valamint a Leanadat Kft. saját fejlesztésű mutatószám-rendszerének, az LMR-nek a bemutatását is.

A sorozat keretein belül mélyrehatóan foglalkozunk a mutatószámok jelentőségével, példákat adunk a legfontosabb mutatószámokra, bemutatjuk, hogyan segítenek ezek a vállalatoknak abban, hogy jobban megértsék saját teljesítményüket, majd ezt követően hatásos folyamatfejlesztési feladatokba vágjanak.

A sorozat első posztjában rövid áttekintést adunk arról, hogy: mi az a mutatószám-rendszer és mik a legfontosabb elemei?

A sorozat későbbi posztjaiban pedig az alábbi kérdéseket fogjuk boncolgatni:

Melyek a legtipikusabb mutatószámok, amelyek bevezetésével bármely kkv jól jár?
Milyen mutatószámokat célszerű alkalmazni folyamatfejlesztéshez?
Miként érdemes a mutatószámokat motivációs eszközként használni, és ez milyen kockázatokkal jár?
Mi az LMR működési modellje?

A mutatószám-rendszer és elemei

Definíció és a rendszer helye

Az általunk megalkotott definíciója a mutatószám-rendszernek (KPI rendszer) a következő: a mutatószám-rendszer egy olyan strukturált mérési és értékelési keretrendszer, aminek célja egy adott szervezet, folyamat vagy művelet teljesítményének objektív és összehasonlítható módon történő értékelése.

Tapasztalatunk az, hogy a mutatószámok felhasználásának leggyakrabban idézett előnye a döntéshozatal támogatása, ami helytálló, ugyanakkor a döntéshozatalhoz leggyakrabban stratégiai kérdéseket, a felsővezetői döntéshozatalt társítjuk. Ezzel a társítással akaratlanul is kizárjuk a rendszer haszonélvezői közül a működtető, megvalósító szintjét a szervezeteknek. Ennek a korlátozó társításnak a feloldása céljából a definícióba nem csak a szervezet, hanem a folyamat és a művelet teljesítményét is belevettük. Egy jól működő mutatószám-rendszer eredményeit ugyanis

legalább annyira fel tudja használni az operatív szint a mindennapos munkája során, mint a felsővezetés a stratégiai kérdésekről szóló döntéseiben.

A szervezet céljait a mindennapi munkájuk elvégzésével a munkatársak, és azt a szervezéssel, a működési folyamatok fejlesztésével irányító csapatvezetés valósítja meg. Az ő mindennapos, kis léptékű döntéseik azok, amelyek támogatásához a mutatószám-rendszer óriási segítséget nyújt. Mondhatjuk, hogy egy célorientált, hatékonyan működő szervezet életét a mutatószámok világa szinte behálózza.

A KPI rendszer még a kávézásban is velünk van. — A mutatószámok világa áthatja egy hatékony cég működését

☝️A fentiekből következik, hogy a mutatószám-rendszer nem kizárólag a nagyvállalatok eszköztárának a trendi része, hanem fontos helyet foglal el a kis- és középvállalatok hatékony működtetésében is. A mutatószám-rendszer a szervezet irányításának eszköze, ezért az igazgatás, a menedzsment felügyelete alatt áll, ugyanakkor bármelyik fő- vagy támogató vállalati egységhez szervesen kapcsolódhat.

A rendszer elemei

Minden jól működő mutatószám-rendszerben megtalálhatók az alábbi elemek, amelyek biztosítják a rendszer hatásos működését.

Mutatószámok és definícióik. Ezek a rendszer legfontosabb kimenetei, eredményei. Minden mutatószámnak testreszabott definíciója és meghatározott jellemzői vannak (kód, név, mértékegység, képlet, értékkészlet stb.).
Nyersadatok és definícióik. A nyersadatok azok a tényezők, amelyekből a mutatószámokat azok képleteivel kiszámítjuk - ezek a rendszer legfontosabb bemenetei. Hasonlóan a mutatószámokhoz, a nyersadatoknak is testreszabott definíciója és meghatározott jellemzőik vannak (kód, név, mértékegység, értékkészlet stb.).
Folyamatok. A nyersadatok rögzítésének, feldolgozásának, az eredmények közzétételének folyamatai vannak. A folyamatok azok az eljárások, amelyek - részben automatizáltan, részben emberi közreműködéssel - a rendszert működtetik, élővé teszik.
Eszközök. A folyamatok működtetéséhez eszközök szükségesek, amelyek a bemeneteket rögzítik, továbbítják és feldolgozzák. Tipikusan ilyenek az adatrögzítési eszközök és az adatfeldolgozáshoz kapcsolódó adattároló- és feldolgozó megoldások (űrlapok, listák, adatbázisok, lekérdezések, automatizált felhőfolyamatok, stb.).
Adat- és folyamatgazdák. A mutatószámoknak, a nyersadatoknak és a rendszert működtető folyamatoknak gazdáik vannak, akik a definíciókért, eredményekért, adatminőségért, az eljárások betartásáért és folyamatos fejlesztéséért stb. felelnek. Rendszer- és cégmérettől függően változik a gazdák száma és a hatáskörükbe tartozó rendszerelemek mennyisége.
Üzemeltető. A mutatószám-rendszerek folyamataiban számos eszköz vesz részt, amelyek működtetését valakinek biztosítani, felügyelni szükséges. Bár tekinthetünk az üzemeltetőre folyamatgazdaként, mivel az üzemeltetők gyakran külső szereplők - mint az 👉 LMR esetében a Leanadat Kft. - érdemes különbséget tenni folyamatgazda és üzemeltető között.
Kapcsolódó folyamatok. A mutatószám-rendszer kimeneteit további kapcsolódó folyamatok használják fel. Ezek ugyan nem közvetlen elemei a rendszernek, de hatásos működtetésük nagymértékben függ a mutatószám-rendszertől. Jellemző példák erre az ösztönzőrendszer (bónuszrendszer), amelyhez a mutatószámok objektív, összehasonlítható bemenettel szolgálnak, vagy a folyamatfejlesztési, illetve problémamegoldó ciklusok, amelyek a jelenállapot megértéséhez és a jövőállapot irányába történő sikeres elmozdulásnak a visszaigazolására használják fel a mutatószámokat.

Összegzés

Összegzésként elmondható, hogy a mutatószám-rendszer egy átfogó és rugalmas eszköz, amely nem csupán a felsővezetés stratégiai döntéseit támogatja, hanem a szervezet minden szintjén hozzájárul a hatékony működéshez. A megfelelő mutatószámok, nyersadatok, folyamatok, eszközök és felelős szereplők összehangolt működése biztosítja, hogy a rendszer hatásosan támogassa az értékteremtő műveletek végrehajtását. Legyen szó nagyvállalatokról vagy kisebb szervezetekről, a mutatószámok világa elengedhetetlen a teljesítmény méréséhez, az eredmények objektív értékeléséhez és a folyamatos fejlődés előmozdításához.

Az alapvető elemek listáját áttekintve elsőre összetett és bonyolult rendszernek tűnhet még egy néhány mutatószámot előállító rendszer is. Az összetettség igaz, a bonyolultság nem feltétlenül. Egy, a legfontosabb mutatószámokat előállító rendszer már egy kisebb üzemmérettel rendelkező kkv számára is kifejezetten hasznos innovációnak számít.☝️A kulcs, mint szinte minden esetben, a sztenderd, felhasználóbarát folyamatokban és a fegyelmezett végrehajtásban rejlik. 😎

A sorozat következő posztjában az alábbi kérdést vesszük górcső alá: 👉melyek a legfontosabb mutatószámok, amelyek bevezetésével bármely kkv jól jár?