A Mutatószámok világa: "Must have" KPI-k
- Katona László
- ápr. 7.
- 4 perc olvasás
Frissítve: ápr. 17.
Bevezetés
Hiszünk benne, hogy a mutatószám-rendszerek - az üzleti angolból vett kifejezéssel KPI rendszerek - a modern vállalatok számára elengedhetetlen eszközként szolgálnak a teljesítményük nyomon követésére és optimalizálására. Blogunk első sorozata célul tűzi ki a mutatószám-rendszerek általános bemutatását, azok helyének meghatározását a céges működésben, valamint a Leanadat Kft. saját fejlesztésű mutatószám-rendszerének, az LMR-nek a bemutatását is.
A sorozat keretein belül mélyrehatóan foglalkozunk a mutatószámok jelentőségével, példákat adunk a legfontosabb mutatószámokra, bemutatjuk, hogyan segítenek ezek a vállalatoknak abban, hogy jobban megértsék saját teljesítményüket, majd ezt követően hatásos folyamatfejlesztési feladatokba vágjanak.
A sorozat előző posztjában rövid áttekintést adtunk arról, hogy
Ebben a posztban arra a kérdésre adunk választ, hogy
👇melyek a leghasznosabb mutatószámok, amelyek bevezetésével bármely kkv jól jár?
A sorozat későbbi posztjaiban pedig az alábbi kérdéseket fogjuk boncolgatni:
Milyen mutatószámokat célszerű alkalmazni folyamatfejlesztéshez?
Miként érdemes a mutatószámokat motivációs eszközként használni, és ez milyen kockázatokkal jár?
Hogyan működik az LMR, a Leanadat Mutatószám Rendszer?
"Must have" KPI-k KKV-k számára
Az angol "must have" kifejezést termékek, szolgáltatások vagy folyamatlépések azon funkcióinak a jellemzőjeként szokták használni, amelyeknek megfelelni kötelező, a vevők alapelvárásainak részét képezik. Ez a megkülönböztetés a mutatószámok világában is érvényes. Lássuk azokat a KPI-ket, amelyek megléte "must have" azok számára, akik a vállalatuk működési hatékonyságát mérni és javítani akarják!
Ahhoz, hogy megértsük, mennyire működik jól egy szervezet, alapvető fontosságú annak megértése, hogy miként gazdálkodik a rendelkezésre álló idővel - nem csak a klasszikus, termelékenységi értelemben.
A szóban forgó "must have" mutatószámok alapja minden esetben a folyamatok lényeges eseményeihez kapcsolódó időpontok rögzítése és azok egymáshoz való viszonyítása.
Míg a klasszikus termelékenységi mutatószámok a felhasznált bruttó időt a ráosztott költségekkel vagy árbevétellel hasonlítják össze, s így gazdaságossági mutatóként használhatók, addig az alábbiak a folyamatok működési részleteire nyújtanak rálátást.
Határidőtartás
Az első és legfontosabb mérce, a folyamatfejlesztések és a versenyképesség teljesítmény szempontú kiindulópontja, a folyamatok teljesítőképességének alapvető számszerűsítője, az ún. határidőtartás. Az üzleti angolban több kifejezéssel is szokás rá hivatkozni, úgy mint OTIF (On Time In Full), CDP (Customer Delivery Performance), SL (Service Level) - ezek mind ugyanarra vonatkoznak: egy folyamat által előállított kimenetek rendelkezésre bocsátásának időbeli pontosságára. Egyszerűbben: az időben teljesített feladatok arányát fejezzük ki vele.
Kiindulópontként a vevői és a szállítói rendeléseink határidőtartásának mérését érdemes bevezetni (ezekből mindjárt kettőt-kettőt is létre tudunk hozni, az elvárt és az ígért határidőtartást), majd ezt követően lehet kívülről szűkíteni a kört a belső folyamatokra.
A határidőtartás általános definíciója: az időben és egészben elvégzett teljesítések száma az összes teljesítés számához képest a vizsgált időszakban.
A határidőtartás mértékegysége: %
A határidőtartás értékkészlete: [0%; 100%]
Szakterületi alkalmazhatóság: a határidőtartásnak széleskörű alkalmazhatósága van. A leggyakrabban a vevői és a szállítói rendelések teljesítésének az értékelése során alkalmazzuk, ugyanakkor bármely, akár belső folyamat belső vevői elvárásokkal szembeni teljesítési képességnek az alapvető mérőszáma lehet (pl.: gyártásütemezés határidőtartása, pénzügyi zárások határidőtartása, jelentéskészítések határidőtartása, komissiózás határidőtartása stb.).
Egy érdekes példa
Egy érdekes alkalmazását szemlélteti az alábbi példa a határidőtartás bevezetésének, amely egy élelmiszeripari gyártónál működő karbantartó csapat teljesítőképességének a javulását mutatja. Az ábrán az ütemezett karbantartások határidőtartásának alakulását láthatjuk hetente, ami a mérés bevezetésével kezdődik, s amely a fejlesztési projekt végére eléri a kívánt szintet.
Átfutási idő
Az ún. átfutási idő a határidőtartás párja: annak eredményét kiegészíti, árnyalja. A határidőtartás a pontosságot méri, az átfutási idő viszont a sebességet, a kettő egyszerre jelenti a versenyképességét egy folyamatnak. Az üzleti angolban a LT (Lead Time) kifejezés jelenti az átfutási időt, s arra vonatkozik, hogy egy folyamat által előállított kimenetek rendelkezésre bocsátása mennyi idővel követte a kimenetekre szóló igény megjelenését. Egyszerűen: a feladatok teljesítéséhez szükséges idő hosszát jelenti az igény felmerülését követően.
☝️Fontos jellemzője, hogy az átfutási idő a vevő szemszögéből tekint a teljesítés idejére: tartalmaz mindent, ami a rendeléstől a teljesítésig tart. Ez kimondottan fontos különbség az általános megközelítéshez képest, ami jellemzően a teljesítésre fordított munkaidőre koncentrál.
Az átfutási idő általános definíciója: a teljesítés és a kapcsolódó igény leadása között eltelt teljes, átlagos idő a vizsgált időszakban.
Az átfutási idő mértékegysége: idő (nap, óra, ritkán perc)
Az átfutási idő értékkészlete: ]0;♾️ ]
Szakterületi alkalmazhatóság: az átfutási időnek széleskörű alkalmazhatósága van. A leggyakrabban a vevői és a szállítói rendelések teljesítésének az értékelése során alkalmazzuk, ugyanakkor bármely, akár belső folyamat belső átfutási idejét mérni lehet, pont mint a határidőtartás esetén. Sőt, kimondható, hogy belső folyamatok fejlesztése esetén minden esetben alkalmazzuk, akár műveleti szinten.
Összegzés
A határidőtartás és az átfutási idő két "must have" teljesítménymutató, amelyek együtt adják egy folyamat versenyképességének átfogó képét. Ha azt mondjuk, hogy a mutatószámok világa ezzel a két KPI-val kezdődik, nem tévedünk. Míg a határidőtartás a pontosságot – vagyis az időben és teljes egészében elvégzett feladatok arányát – méri, addig az átfutási idő a feladatok teljesítéséhez szükséges időt mutatja meg a folyamat vevőjének a szemszögéből. Mindkét mutató rugalmasan alkalmazható különféle üzleti, külső és belső folyamatok értékelésére, így hatékony eszközök a fejlesztések kiindulópontjaként és eredményének a mérésére.
A sorozat következő posztjában az alábbi kérdést vesszük górcső alá: milyen mutatószámokat célszerű alkalmazni folyamatfejlesztéshez?
Comments