A Mutatószámok világa: Ösztönzés és kockázatok

Katona László
máj. 5.
4 perc olvasás

Frissítve: 3 nappal ezelőtt

Bevezetés

Hiszünk benne, hogy a mutatószám-rendszerek - az üzleti angolból vett kifejezéssel KPI rendszerek - a modern vállalatok számára elengedhetetlen eszközként szolgálnak a teljesítményük nyomon követésére és optimalizálására. Blogunk első sorozata célul tűzi ki a mutatószám-rendszerek általános bemutatását, azok helyének meghatározását a céges működésben, valamint a Leanadat Kft. saját fejlesztésű mutatószám-rendszerének, az LMR-nek a bemutatását is.

A sorozat keretein belül mélyrehatóan foglalkozunk a mutatószámok jelentőségével, példákat adunk a legfontosabb mutatószámokra, bemutatjuk, hogyan segítenek ezek a vállalatoknak abban, hogy jobban megértsék saját teljesítményüket, majd ezt követően hatásos folyamatfejlesztési feladatokba vágjanak.

A sorozat előző posztjában rövid áttekintést adtunk arról, hogy

👉 melyek azok a mutatószámok, amelyeket kifejezetten folyamatfejlesztéshez célszerű használni?

Ebben a posztban arra a kérdésre adunk választ, hogy

👇miként használjuk a mutatószámokat a teljesítmény ösztönzésére és, hogy milyen kockázatai vannak a mutatószám-rendszernek?

A sorozat utolsó posztjában bemutatjuk, hogyan működik az LMR, a Leanadat Mutatószám Rendszer.

KPI-k az ösztönzőrendszerben

A kulcsfontosságú mutatószámokat a szervezet három fő, egymással összefüggő területén alkalmazzuk:

a teljesítmény nyomon követésére és bemutatására;
folyamatfejlesztési projektekben;
valamint a jobb teljesítmény ösztönzésére.

Rendszerbe szervezve ez utóbbi működési formát nevezzük ösztönzőrendszernek – az alábbiakban ennek ideális működését mutatjuk be.

Az ösztönzőrendszer célja

Az ideális ösztönzőrendszer célja, hogy a munkatársakat a munkájuk tudatos újragondolására és hatékonyabb szervezésére sarkallja - a jobb teljesítmény így nem a több ledolgozott órát jelenti, hanem azt, ha valaki képes új módon tekinteni a feladataira, és hatékonyabb megoldással teremti meg a nagyobb teljesítmény alapját.

🤔A jól megválasztott KPI-k és azok célértékei a munkavégzés mindennapos, apró részleteit fogják megváltoztatni, a cél elérésében motivált emberek által.

Az ösztönzőrendszer sikeres működésének előfeltételei

Bizalom és felhatalmazás. A munkatársaknak legyen mozgásterük ahhoz, hogy változtassanak a munkafolyamataikon. A vezetőknek bízniuk kell abban, hogy az egyéni kreativitás előremutató megoldásokat hozhat.
Tanulás- és fejlődésorientált kultúra. A szervezet támogassa a kísérletezést, hibákból tanulást és folyamatos önfejlesztést. Ennek nemcsak elvi, hanem gyakorlati, formális eszközei is vannak (pl.: kiscsapatos szervezeti felépítés, munkarendbe illesztett fejlesztési idő).
Transzparens és értelmes mutatószámok. Világos legyen, mit értünk „jobb teljesítmény” alatt – nem mennyiségi túlterhelést, hanem hatékonyabb, értékteremtő munkát. Az ösztönzés alapja ne csupán mennyiségi mutatók (óraszám, darabszám) legyenek, lásd: 👉 "Must have" KPI-k 👉 Folyamatfejlesztési KPI-k.
Visszacsatolási és javaslattételi lehetőségek. Legyen fórum, ahol a munkavállalók visszajelezhetnek a folyamatokról, és ötleteiket be is lehet építeni. Az operatív tudás becsatornázása kulcs a hatékonyság javításához.
Felkészítés és támogatás. A munkatársak sokszor nincsenek felkészülve arra, hogyan alakítsák át a saját munkájukat – ehhez tréningekre, mentorálásra is szükség lehet (tipikusan ilyen terület a lean szempontú folyamatfejlesztés)
Példamutató vezetés. A vezetők maguk is alkalmazzák az új szemléletet, és elismerik, ha valaki innovatívan gondolkodik, még ha az első próbálkozás nem is tökéletes.

KPI rendszer és menedzsment támogatás

A fenti lista harmadik eleme – a mutatószámok – szorosan kapcsolódik a teljesítmény ösztönzéséhez. A jól megválasztott KPI-ok világosan jelzik a munkafolyamatok teljesítményét, minőségét és értékteremtő képességét.

A kulcs az, hogy a KPI-okhoz konkrét, elérhető célértékek társuljanak, ezek a szervezet minél több szintjén – akár az alsóbb szinteken is – megjelenjenek, elérésükhöz pedig motiváló elismerések kapcsolódjanak. Mindezt egy átgondolt menedzsmentrendszernek kell támogatnia, amely magában foglalja a riportolási folyamatokat, a beszámolási kötelezettséget és a rendszeres, sztenderd értekezleteket is.

🤔 Érdekel a téma? Válaszd az Ösztönzőrendszer témakört az ingyenes konzultáció foglalási lapján!

👉 Időpontfoglalás ingyenes konzultációhoz

A mutatószám-rendszer Kockázatai

Nincs olyan rendszer vagy eszköz, amelynek ne lennének kockázatai. A menedzsmenteszközök bevezetésének veszélyeire a klasszikus szakirodalom is felhívja a figyelmet. Nézzük meg, milyen kockázatokkal járhat egy KPI-rendszer bevezetése!

Nem megfelelő KPI-k kiválasztása. Bár léteznek örök érvényű, 👉"Must have" KPI-k, könnyedén kerülhetünk olyan helyzetbe, amikor egy bevezetett mutató nem releváns a vállalkozás céljai, stratégiája, lehetőségei szempontjából. Ennek oka lehet egy rosszul kommunikált stratégiaváltás, a piaci körülmények megváltozása, vagy akár a versenyképességi tényezők félreértése. Ilyen esetben a KPI-k félrevezető következtetésekhez vezethetnek. ➡️A megoldás, hogy a mutatószám-rendszerre is folyamatosan fejlődő, igazítandó rendszerre tekintsünk, amely rendszeres felülvizsgálatra szorul. Ne féljünk hibázni, és javítsunk gyorsan!
Túlzott adminisztratív teher. A KPI-k nyomon követése és riportolása sok időt és erőforrást vehet igénybe, ami egy kkv-nál különösen megterhelő lehet. ➡️ A megoldás, hogy olyan rendszert vezessünk be, amely nagy mértékben digitalizált, kevés adminisztrációval jár, a működtetését pedig szakértők végzik.
Munkavállalói ellenállás. A teljesítménymérés bevezetése ellenérzést válthat ki a munkatársakból, különösen, ha nem értik a célját vagy félnek az elszámoltathatóságtól. ➡️Megoldás: alkalmazzuk a változásmenedzsment eszközeit, kommunikáljuk a szándékot és biztosítsuk a fokozatosságot.
Túlzott fókusz a számokon. A kizárólagos támaszkodás a számokra, különösen a munkavállalói értékelésben, a KPI-k hajszolásának kultúrájához vezethet, ami torz viselkedést eredményez (pl. rövid távú célok előtérbe helyezése a hosszú távú fejlődés rovására). ➡️A megoldás, hogy szubjektív, illetve kvázi-objektív értékelési módszerekkel egészítsük ki az objektív, adatvezérelt működést. Ilyen pl. a 180 és 360 fokos szervezeti értékelés, vagy pl. a 1-2-1 értekezleti rendszer.
Hiányos adatgyűjtési rendszer. A mutatószámok jól kialakított nyersadat-szolgáltatási folyamatok nélkül könnyen megbízhatatlanná, működésük kampányszerűvé válhat. ➡️ A megoldás, hogy a mutatószámokra rendszerként, a kapcsolódó eljárásokra pedig folyamatokként tekintsünk, amelyek, akár csak egy gép, hatásos karbantartást igényelnek.

Összegzés

Egy jól felépített KPI-rendszer hatékony eszköz az ösztönzőrendszer támogatására és a szervezeti teljesítmény növelésére. A bevezetés során azonban fontos figyelembe venni a leggyakoribb buktatókat: a nem megfelelő mutatók kiválasztását, az adminisztratív terheket, a munkavállalói ellenállást vagy a túlzott számorientáltságot. A siker érdekében a KPI-kat rugalmasan kell kezelni, beágyazva az adatgyűjtést, visszacsatolást és vezetői támogatást biztosító működési keretekbe.