Bevezetés Hiszünk benne, hogy a mutatószám-rendszerek - az üzleti angolból vett kifejezéssel KPI rendszerek - a modern vállalatok számára elengedhetetlen eszközként szolgálnak a teljesítményük nyomon követésére és optimalizálására. Blogunk első sorozata célul tűzi ki a mutatószám-rendszerek általános bemutatását, azok helyének meghatározását a céges működésben, valamint a Leanadat Kft. saját fejlesztésű mutatószám-rendszerének, az LMR-nek a bemutatását is. A sorozat keretein belül mélyrehatóan foglalkozunk a mutatószámok jelentőségével, példákat adunk a legfontosabb mutatószámokra, bemutatjuk, hogyan segítenek ezek a vállalatoknak abban, hogy jobban megértsék saját teljesítményüket, majd ezt követően hatásos folyamatfejlesztési feladatokba vágjanak. A sorozat előző posztjában rövid áttekintést adtunk arról, hogy 👉 mik a "must have" KPI-k kkv-k számára Ebben a posztban arra a kérdésre adunk választ, hogy 👇 melyek azok a mutatószámok, amelyeket kifejezetten folyamatfejlesztéshez célszerű használni? A sorozat későbbi posztjaiban pedig az alábbi kérdéseket fogjuk boncolgatni: Miként érdemes a mutatószámokat motivációs eszközként használni, és ez milyen kockázatokkal jár? Hogyan működik az LMR, a Leanadat Mutatószám Rendszer? KPI-k folyamatfejlesztéshez Az átfutási idő  és a határidőtartás  ( 👉 erről korábban már írtunk ) minden esetben alapvető kiindulópontjai a folyamatfejlesztésnek . Ezeket ugyanakkor érdemes kiegészíteni két további, kevésbé ismert, de rendkívül hasznos mutatószámmal , amelyeket mindig az adott helyzet sajátosságaihoz kell igazítani. Fontos megjegyezni, hogy jelen kontextusban a folyamatfejlesztés nagy felbontású, jól lehatárolt (rész)folyamatokra  vonatkozik – azok számára, akik folyamathierarchiában gondolkodnak, ez jellemzően az L3 / L4 szintet  jelenti. Értékteremtő idő aránya Az angol nyelvű szakirodalomban „Value Added Ratio”  néven ismert mutató azt fejezi ki, hogy egy adott folyamat teljes átfutási idejének mekkora hányadát teszik ki valóban értékteremtő tevékenységek . Ennek pontos meghatározásához a következő lépések szükségesek: meg kell határozni, hogy mi számít értékteremtő, illetve nem értékteremtő tevékenységnek, fel kell térképezni a folyamat egyes lépéseit, és beazonosítani, melyek felelnek meg az értékteremtés kritériumainak, ki kell alakítani egy olyan mérési rendszert, amely képes megbízhatóan megállapítani, hogy a teljes átfutási időn belül milyen arányban vannak jelen értékteremtő és nem értékteremtő elemek. 💭 Te hogyan különítenéd el az értékteremtő és a nem értékteremtő tevékenységeket? Oszd meg kommentben a véleményed! 👇 Bár a módszer elsőre nem tűnik bonyolultnak, a gyakorlatban mégis kihívást jelenthet a pontos alkalmazása. Éppen ezért érdemes szakértő segítségével, strukturált műhelymunka keretében gyakorolni a használatát. Néhány alkalom után azonban már „rááll a szemünk”, és magabiztosabban tudjuk felismerni a valódi értékteremtést. ☝️ Fontos felismerés, hogy a legtöbb folyamatban az értékteremtő tevékenységek aránya gyakran igen alacsony  – általában az 5%-ot sem éri el! Éppen ezért kulcsfontosságú, hogy ezt a mérőszámot körültekintően alkalmazzuk. Az értékteremtő képesség pontos megértése az egyik legfontosabb kiindulópont egy hatékony és eredményes folyamatfejlesztéshez. A értékteremtő idő arány általános definíciója: a tisztán értékteremtő tevékenységekkel töltött idő aránya a teljes átfutási időhöz viszonyítva a vizsgálat időszakban. Az értékteremtő idő arány mértékegysége: % Az értékteremtő idő arány értékkészlete: [0%; 100%] Szakterületi alkalmazhatóság: az értékteremtő idő aránynak széleskörű alkalmazhatósága van, bármely folyamat fejlesztése során alkalmazható, ugyanakkor a rendszeres, átfogó riportolás kialakításához lean szempontból érett szervezet szükséges. Egy szemléletes ábra Az alábbi ábra szemlélteti, hogyan érdemes elképzelni egy folyamat értékteremtő idő arányát. A folyamat indulásától (az igény felmerülésétől) addig, amíg az igény teljesül, különböző lépések történnek - vagy éppen nem történik semmi, két lépés között. Ha az értékteremtés szempontjából felosztjuk a teljes folyamat idejét értékteremtő (zöld) és nem értékteremtő (piros és sárga) időkre, akkor a "zöldek" teljes időhöz viszonyított aránya fogja kiadni az értékteremtő idő arányát. Az értékteremtő idő arányának szemléletes bemutatása egy ábrán Elsőre jó arány A híres "First Pass Yield", a folyamatnak azt a minőség szempontú képességét fejezi ki, hogy mekkora valószínűséggel fut le a folyamat úgy, hogy minden lépése időben és egészben, utómunka és javítás nélkül - azaz elsőre jól - kerül végrehajtásra. Hasonlóképpen a értékteremtő idő arányához, az elsőre jó arány meghatározásához is szükséges néhány előfeltétel: ismerni kell a folyamat lépéseit, ismerni kell a folyamat egyes lépéseire vonatkozó sztenderdet, mind az elvárt idő, mind a kimenet minőségi feltételeire vonatkozóan. ☝️Egy folyamat elsőre jó arányát úgy számoljuk ki, hogy az egyes lépések elsőre jó arányát egymással összeszorozzuk. Így tudjuk megragadni a teljes folyamatra vonatkozó valószínűséget. Az elsőre jó arány egy szemléletes grafikonon Az alábbi grafikonon szemléletesen mutatja be egy ötlépéses folyamat elsőre jó arányát. Bár az egyes műveletek elsőre jó arányai nem tűnnek rossznak (84% - 95%), a teljes folyamatra vonatkozó arány messze nem olyan kedvező (63%). Annak a megértése, hogy műveleti szinten az elsőre jó arány versenyképes szintje 95%-nál kezdődik, különösen fontos. Az elsőre jó arány ábrázolása grafikonon Az elsőre jó arány általános definíciója: az egyes folyamatlépések elsőre jó arányainak a szorzata, ahol az egyes lépések elsőre jó aránya a sztenderd elvárásoknak megfelelő (idő, határidő, minőség), javítás és utómunkamentes feladatvégzések száma az összes feladatvégzés számához képest a vizsgált időszakban. Az elsőre jó arány mértékegysége: % Az elsőre jó arány értékkészlete: [0%; 100%] Szakterületi alkalmazhatóság: az átfutási időnek széleskörű alkalmazhatósága van. Az elsőre jó aránynak széleskörű alkalmazhatósága van, bármely folyamat fejlesztése során alkalmazható. Szervezeti szintű alkalmazására ott kerül sor, ahol teljes eszközhatékonyságot (OEE, Overall Equipment Effectiveness/Efficiency) célszerű mérni. Összegzés A hatékony folyamatfejlesztéshez elengedhetetlen, hogy ne csupán a "must have" KPI-okat – mint az átfutási idő és a határidőtartás – kövessük, hanem kiegészítsük az elemzést olyan mutatókkal is, mint az értékteremtő idő aránya és az elsőre jó arány. Bár a mutatószámok világa sok érdekességet rejt még, ezek már mélyebb rálátást adnak a folyamatok valódi hatékonyságára, és segítenek "belőni" az irányt, amelyet a folyamatban dolgozó munkatársak követni fognak. Bár alkalmazásuk kezdetben kihívást jelenthet, hosszú távon elengedhetetlenek a magas színvonalú, lean alapú működéshez. A sorozat következő posztjában az alábbi kérdést vesszük górcső alá: Miként érdemes a mutatószámokat motivációs eszközként használni, és ez milyen kockázatokkal jár?

Bevezetés Hiszünk benne, hogy a mutatószám-rendszerek - az üzleti angolból vett kifejezéssel KPI rendszerek - a modern vállalatok számára elengedhetetlen eszközként szolgálnak a teljesítményük nyomon követésére és optimalizálására. Blogunk első sorozata célul tűzi ki a mutatószám-rendszerek általános bemutatását, azok helyének meghatározását a céges működésben, valamint a Leanadat Kft. saját fejlesztésű mutatószám-rendszerének, az LMR-nek a bemutatását is. A sorozat keretein belül mélyrehatóan foglalkozunk a mutatószámok jelentőségével, példákat adunk a legfontosabb mutatószámokra, bemutatjuk, hogyan segítenek ezek a vállalatoknak abban, hogy jobban megértsék saját teljesítményüket, majd ezt követően hatásos folyamatfejlesztési feladatokba vágjanak. A sorozat előző posztjában rövid áttekintést adtunk arról, hogy 👉 mi az a mutatószám-rendszer és mik a legfontosabb elemei? Ebben a posztban arra a kérdésre adunk választ, hogy 👇 melyek a leghasznosabb mutatószámok, amelyek bevezetésével bármely kkv jól jár? A sorozat későbbi posztjaiban pedig az alábbi kérdéseket fogjuk boncolgatni: Milyen mutatószámokat célszerű alkalmazni folyamatfejlesztéshez? Miként érdemes a mutatószámokat motivációs eszközként használni, és ez milyen kockázatokkal jár? Hogyan működik az LMR, a Leanadat Mutatószám Rendszer? "Must have" KPI-k KKV-k számára Az angol "must have" kifejezést termékek, szolgáltatások vagy folyamatlépések azon funkcióinak a jellemzőjeként szokták használni, amelyeknek megfelelni kötelező, a vevők alapelvárásainak részét képezik. Ez a megkülönböztetés a mutatószámok világában is érvényes. Lássuk azokat a KPI-ket, amelyek megléte "must have" azok számára, akik a vállalatuk működési hatékonyságát mérni és javítani akarják! Ahhoz, hogy megértsük, mennyire működik jól egy szervezet, alapvető fontosságú annak megértése, hogy miként gazdálkodik a rendelkezésre álló idővel - nem csak a klasszikus, termelékenységi értelemben. A szóban forgó "must have" mutatószámok alapja minden esetben a folyamatok lényeges eseményeihez kapcsolódó időpontok rögzítése és azok egymáshoz való viszonyítása. Míg a klasszikus termelékenységi mutatószámok a felhasznált bruttó időt a ráosztott költségekkel vagy árbevétellel hasonlítják össze, s így gazdaságossági mutatóként használhatók, addig az alábbiak a folyamatok működési részleteire nyújtanak rálátást. Határidőtartás Az első és legfontosabb mérce, a folyamatfejlesztések és a versenyképesség teljesítmény szempontú kiindulópontja, a folyamatok teljesítőképességének alapvető számszerűsítője, az ún. határidőtartás . Az üzleti angolban több kifejezéssel is szokás rá hivatkozni, úgy mint OTIF (On Time In Full), CDP (Customer Delivery Performance), SL (Service Level) - ezek mind ugyanarra vonatkoznak: egy folyamat által előállított kimenetek rendelkezésre bocsátásának időbeli pontosságára. Egyszerűbben: az időben teljesített feladatok arányát fejezzük ki vele. Kiindulópontként a vevői és a szállítói rendeléseink határidőtartásának mérését érdemes bevezetni (ezekből mindjárt kettőt-kettőt is létre tudunk hozni, az elvárt és az ígért határidőtartást), majd ezt követően lehet kívülről szűkíteni a kört a belső folyamatokra. A határidőtartás általános definíciója: az időben és egészben elvégzett teljesítések száma az összes teljesítés számához képest a vizsgált időszakban. A határidőtartás mértékegysége: % A határidőtartás értékkészlete: [0%; 100%] Szakterületi alkalmazhatóság: a határidőtartásnak széleskörű alkalmazhatósága van. A leggyakrabban a vevői és a szállítói rendelések teljesítésének az értékelése során alkalmazzuk, ugyanakkor bármely, akár belső folyamat belső vevői elvárásokkal szembeni teljesítési képességnek az alapvető mérőszáma lehet (pl.: gyártásütemezés határidőtartása, pénzügyi zárások határidőtartása, jelentéskészítések határidőtartása, komissiózás határidőtartása stb.). Egy érdekes példa Egy érdekes alkalmazását szemlélteti az alábbi példa a határidőtartás bevezetésének, amely egy élelmiszeripari gyártónál működő karbantartó csapat teljesítőképességének a javulását mutatja. Az ábrán az ütemezett karbantartások határidőtartásának alakulását láthatjuk hetente, ami a mérés bevezetésével kezdődik, s amely a fejlesztési projekt végére eléri a kívánt szintet. A határidőtartás rugalmasan alkalmazható olyan szakterületi folyamatok mérésére is, mint a karbantartás Átfutási idő Az ún. átfutási idő a határidőtartás párja: annak eredményét kiegészíti, árnyalja. A határidőtartás a pontosságot méri, az átfutási idő viszont a sebességet, a kettő egyszerre jelenti a versenyképességét egy folyamatnak. Az üzleti angolban a LT (Lead Time) kifejezés jelenti az átfutási időt, s arra vonatkozik, hogy egy folyamat által előállított kimenetek rendelkezésre bocsátása mennyi idővel követte a kimenetekre szóló igény megjelenését. Egyszerűen: a feladatok teljesítéséhez szükséges idő hosszát jelenti az igény felmerülését követően. ☝️Fontos jellemzője, hogy az átfutási idő a vevő szemszögéből tekint a teljesítés idejére: tartalmaz mindent, ami a rendeléstől a teljesítésig tart. Ez kimondottan fontos különbség az általános megközelítéshez képest, ami jellemzően a teljesítésre fordított munkaidőre koncentrál. Az átfutási idő általános definíciója: a teljesítés és a kapcsolódó igény leadása között eltelt teljes, átlagos idő a vizsgált időszakban. Az átfutási idő mértékegysége: idő (nap, óra, ritkán perc) Az átfutási idő értékkészlete: ]0;♾️ ] Szakterületi alkalmazhatóság: az átfutási időnek széleskörű alkalmazhatósága van. A leggyakrabban a vevői és a szállítói rendelések teljesítésének az értékelése során alkalmazzuk, ugyanakkor bármely, akár belső folyamat belső átfutási idejét mérni lehet, pont mint a határidőtartás esetén. Sőt, kimondható, hogy belső folyamatok fejlesztése esetén minden esetben alkalmazzuk, akár műveleti szinten. Összegzés A határidőtartás és az átfutási idő két "must have" teljesítménymutató, amelyek együtt adják egy folyamat versenyképességének átfogó képét. Ha azt mondjuk, hogy a mutatószámok világa ezzel a két KPI-val kezdődik, nem tévedünk. Míg a határidőtartás a pontosságot – vagyis az időben és teljes egészében elvégzett feladatok arányát – méri, addig az átfutási idő a feladatok teljesítéséhez szükséges időt mutatja meg a folyamat vevőjének a szemszögéből. Mindkét mutató rugalmasan alkalmazható különféle üzleti, külső és belső folyamatok értékelésére, így hatékony eszközök a fejlesztések kiindulópontjaként és eredményének a mérésére. A sorozat következő posztjában az alábbi kérdést vesszük górcső alá: milyen mutatószámokat célszerű alkalmazni folyamatfejlesztéshez?

Bevezetés Hiszünk benne, hogy a mutatószám-rendszerek - az üzleti angolból vett kifejezéssel KPI rendszerek - a modern vállalatok számára elengedhetetlen eszközként szolgálnak a teljesítményük nyomon követésére és optimalizálására. Honlapunk blogjának első sorozata célul tűzi ki a mutatószám-rendszerek általános bemutatását, azok helyének meghatározását a céges működésben, valamint a Leanadat Kft. saját fejlesztésű mutatószám-rendszerének, az LMR-nek a bemutatását is. A sorozat keretein belül mélyrehatóan foglalkozunk a mutatószámok jelentőségével, példákat adunk a legfontosabb mutatószámokra, bemutatjuk, hogyan segítenek ezek a vállalatoknak abban, hogy jobban megértsék saját teljesítményüket, majd ezt követően hatásos folyamatfejlesztési feladatokba vágjanak. A sorozat első posztjában rövid áttekintést adunk arról, hogy: mi az a mutatószám-rendszer és mik a legfontosabb elemei? A sorozat későbbi posztjaiban pedig az alábbi kérdéseket fogjuk boncolgatni: Melyek a legtipikusabb mutatószámok, amelyek bevezetésével bármely kkv jól jár? Milyen mutatószámokat célszerű alkalmazni folyamatfejlesztéshez? Miként érdemes a mutatószámokat motivációs eszközként használni, és ez milyen kockázatokkal jár? Mi az LMR működési modellje? A mutatószám-rendszer és elemei Definíció és a rendszer helye Az általunk megalkotott definíciója a mutatószám-rendszernek (KPI rendszer) a következő: a mutatószám-rendszer egy olyan strukturált mérési és értékelési keretrendszer, aminek célja egy adott szervezet, folyamat vagy művelet teljesítményének objektív és összehasonlítható módon történő értékelése. Tapasztalatunk az, hogy a mutatószámok felhasználásának leggyakrabban idézett előnye a döntéshozatal támogatása, ami helytálló, ugyanakkor a döntéshozatalhoz leggyakrabban stratégiai kérdéseket, a felsővezetői döntéshozatalt társítjuk. Ezzel a társítással akaratlanul is kizárjuk a rendszer haszonélvezői közül a működtető, megvalósító szintjét a szervezeteknek. Ennek a korlátozó társításnak a feloldása céljából a definícióba nem csak a szervezet, hanem a folyamat és a művelet teljesítményét is belevettük. Egy jól működő mutatószám-rendszer eredményeit ugyanis legalább annyira fel tudja használni az operatív szint a mindennapos munkája során, mint a felsővezetés a stratégiai kérdésekről szóló döntéseiben. A szervezet céljait a mindennapi munkájuk elvégzésével a munkatársak, és azt a szervezéssel, a működési folyamatok fejlesztésével irányító csapatvezetés valósítja meg. Az ő mindennapos, kis léptékű döntéseik azok, amelyek támogatásához a mutatószám-rendszer óriási segítséget nyújt. Mondhatjuk, hogy egy célorientált, hatékonyan működő szervezet életét a mutatószámok világa szinte behálózza. A mutatószámok világa áthatja egy hatékony cég működését ☝️A fentiekből következik, hogy a mutatószám-rendszer nem kizárólag a nagyvállalatok eszköztárának a trendi része, hanem fontos helyet foglal el a kis- és középvállalatok hatékony működtetésében is. A mutatószám-rendszer a szervezet irányításának eszköze, ezért az igazgatás, a menedzsment felügyelete alatt áll, ugyanakkor bármelyik fő- vagy támogató vállalati egységhez szervesen kapcsolódhat. A rendszer elemei Minden jól működő mutatószám-rendszerben megtalálhatók az alábbi elemek, amelyek biztosítják a rendszer hatásos működését. Mutatószámok és definícióik . Ezek a rendszer legfontosabb kimenetei, eredményei. Minden mutatószámnak testreszabott definíciója és meghatározott jellemzői vannak (kód, név, mértékegység, képlet, értékkészlet stb.). Nyersadatok és definícióik . A nyersadatok azok a tényezők, amelyekből a mutatószámokat azok képleteivel kiszámítjuk - ezek a rendszer legfontosabb bemenetei. Hasonlóan a mutatószámokhoz, a nyersadatoknak is testreszabott definíciója és meghatározott jellemzőik vannak (kód, név, mértékegység, értékkészlet stb.). Folyamatok . A nyersadatok rögzítésének, feldolgozásának, az eredmények közzétételének folyamatai vannak. A folyamatok azok az eljárások, amelyek - részben automatizáltan, részben emberi közreműködéssel - a rendszert működtetik, élővé teszik. Eszközök . A folyamatok működtetéséhez eszközök szükségesek, amelyek a bemeneteket rögzítik, továbbítják és feldolgozzák. Tipikusan ilyenek az adatrögzítési eszközök és az adatfeldolgozáshoz kapcsolódó adattároló- és feldolgozó megoldások (űrlapok, listák, adatbázisok, lekérdezések, automatizált felhőfolyamatok, stb.). Adat- és folyamatgazdák . A mutatószámoknak, a nyersadatoknak és a rendszert működtető folyamatoknak gazdáik vannak, akik a definíciókért, eredményekért, adatminőségért, az eljárások betartásáért és folyamatos fejlesztéséért stb. felelnek. Rendszer- és cégmérettől függően változik a gazdák száma és a hatáskörükbe tartozó rendszerelemek mennyisége. Üzemeltető . A mutatószám-rendszerek folyamataiban számos eszköz vesz részt, amelyek működtetését valakinek biztosítani, felügyelni szükséges. Bár tekinthetünk az üzemeltetőre folyamatgazdaként, mivel az üzemeltetők gyakran külső szereplők - mint az 👉 LMR esetében a Leanadat Kft. - érdemes különbséget tenni folyamatgazda és üzemeltető között. Kapcsolódó folyamatok . A mutatószám-rendszer kimeneteit további kapcsolódó folyamatok használják fel. Ezek ugyan nem közvetlen elemei a rendszernek, de hatásos működtetésük nagymértékben függ a mutatószám-rendszertől. Jellemző példák erre az ösztönzőrendszer (bónuszrendszer), amelyhez a mutatószámok objektív, összehasonlítható bemenettel szolgálnak, vagy a folyamatfejlesztési, illetve problémamegoldó ciklusok, amelyek a jelenállapot megértéséhez és a jövőállapot irányába történő sikeres elmozdulásnak a visszaigazolására használják fel a mutatószámokat. Összegzés Összegzésként elmondható, hogy a mutatószám-rendszer egy átfogó és rugalmas eszköz, amely nem csupán a felsővezetés stratégiai döntéseit támogatja, hanem a szervezet minden szintjén hozzájárul a hatékony működéshez. A megfelelő mutatószámok, nyersadatok, folyamatok, eszközök és felelős szereplők összehangolt működése biztosítja, hogy a rendszer hatásosan támogassa az értékteremtő műveletek végrehajtását. Legyen szó nagyvállalatokról vagy kisebb szervezetekről, a mutatószámok világa elengedhetetlen a teljesítmény méréséhez, az eredmények objektív értékeléséhez és a folyamatos fejlődés előmozdításához. Az alapvető elemek listáját áttekintve elsőre összetett és bonyolult rendszernek tűnhet még egy néhány mutatószámot előállító rendszer is. Az összetettség igaz, a bonyolultság nem feltétlenül. Egy, a legfontosabb mutatószámokat előállító rendszer már egy kisebb üzemmérettel rendelkező kkv számára is kifejezetten hasznos innovációnak számít.☝️A kulcs, mint szinte minden esetben, a sztenderd, felhasználóbarát folyamatokban és a fegyelmezett végrehajtásban rejlik. 😎 A sorozat következő posztjában az alábbi kérdést vesszük górcső alá: 👉 melyek a legfontosabb mutatószámok, amelyek bevezetésével bármely kkv jól jár?